Que faut-il savoir sur les différents types de factures et leur durée légale de conservation 

L’une des tâches importantes auxquelles vous devez faire face dans la gestion de votre entreprise est la facturation. Pour bien exécuter cette tâche au sein de votre firme, il vous sera nécessaire de connaitre les différents types de factures qui existent et de maitriser leur particularité afin de pouvoir les utiliser au bon moment. Découvrez dans ce billet les différents types de factures qui existent et leur durée légale de conservation.

Comment peut-on définir une facture ?

Une facture est un document comptable qui certifie une transaction commerciale liée à une prestation, à l’achat et à la vente de biens ou de services. Généralement, une facture se compose de tous les détails liés à une transaction commerciale tels que la nature des prestations, la quantité des biens achetés ou vendus, etc. Elle mentionne également les coordonnées de l’acheteur et du vendeur, le montant des biens vendus HT et TTC, les conditions de vente ou d’achat, etc. De même, notez que les factures fournisseurs servent de pièce justificative lors du paiement des droits sur la TVA.

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Aperçu sur les différents types de factures qui existent

Il existe plusieurs types de factures qui peuvent être établies sous format papier. Elles peuvent également être établies sous format numérique grâce à un logiciel de facturation en ligne comme Freedz. Voici une sélection des factures les plus utilisées lors des échanges commerciaux.

• La facture de clôture : La facture de clôture est celle qui est utilisée pour clôturer un contrat entre un fournisseur et son client. Il peut s’agir d’une facture d’électricité, d’eau, de gaz, etc., qui viennent marquer la fin définitive ou périodique d’un contrat.
• La facture pro forma: Juridiquement, la facture pro forma ne possède aucune valeur. Concrètement, il s’agit d’une facture provisoire qui est utilisée par l’acheteur pour informer le client du prix des biens et services et des conditions générales de vente.
• La facture d’acompte: Encore appelée facture intermédiaire, la facture d’acompte est le document que vous devez exiger à votre fournisseur lorsque vous lui avancez une somme pour passer une commande. Cette somme doit couvrir au moins 30 % du montant total de ladite commande.
• La facture de reconnaissance de dette : C’est la pièce qui prouve qu’un client doit de l’argent à son fournisseur. Elle mentionne le montant dû par le client ainsi que le délai de remboursement.
• La facture rectificative : Ce type de facture est utilisé pour annuler ou corriger des erreurs commises sur une facture précédemment établie. Il peut s’agir d’une erreur au niveau des prix, de la TVA, de la quantité de bien acheté, etc.

Quelle est la durée légale de conservation d’une facture ?

La durée de conservation d’une facture dépend en grande partie de la nature de cette dernière. Par exemple, le délai légal de conservation d’une facture électronique est de (03) trois ans au minimum à compter de la date d’émission. Or, le délai de conservation d’une facture sous format papier est d’au moins 10 ans. Toutefois, notez que la loi n’impose aucune durée de conservation des factures pro forma étant donné qu’elles n’ont aucune valeur légale.

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