Logiciel de facturation, est-il obligatoire ou non ?
La facturation est une tâche importante au sein des entreprises quelles que soient leur taille. Depuis janvier 2020, la facturation en ligne est obligatoire pour les professionnels des marchés publics. Bien évidemment, cette disposition ne concerne pas tous les secteurs mais cela n’en demeure pas moins que l’utilisation des logiciels de facturation présente plusieurs avantages. Ces outils sont devenus une référence pour limiter les fraudes et c’est d’ailleurs pour cette raison que plusieurs professionnels les utilisent.
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Quelle est la réglementation qui encadre l’utilisation des logiciels de facturation ?
La loi des finances 2016 a entrainé plusieurs changements dans le domaine de la facturation et c’est d’ailleurs pour cette raison que plusieurs professionnels se demandent si l’utilisation d’un logiciel de facturation est obligatoire. La réponse à cette question est sans aucun doute négative, car l’usage de ces outils est optionnel. Il faut néanmoins rappeler que l’utilisation d’un logiciel permet de gagner du temps et de limiter les erreurs d’autant plus qu’on peut réaliser manuellement toutes les tâches qu’on réalise avec ces outils informatiques. Toutefois, si vous n’utilisez pas un logiciel de facturation, vos factures et devis doivent de ce fait être conformes à la réglementation en vigueur.
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L’établissement des devis ou des factures est une tâche particulièrement complexe d’où la nécessité de recourir à un logiciel. Ces outils sont très pratiques pour la réalisation de ce type de tâches et c’est pour cela qu’il est judicieux de choisir ceux qui sont conformes à la loi.
L’obligation d’utiliser un logiciel conforme
Même si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire à la base, l’usage d’un logiciel qui correspond aux normes en vigueur, est obligatoire. Pour une meilleure traçabilité, l’Union Européenne a défini les conditions dans lesquelles l’usage de ces outils doit être obligatoire. Ces directives ont contribué à l’amélioration du contrôle des flux. Les entreprises doivent de ce fait bien choisir cet outil afin d’éviter des amendes. Ces dispositions ont davantage été renforcées avec la loi anti-fraude et s’appliquent à tous les professionnels qui sont assujettis à la TVA et dont les tâches impliquent l’enregistrement des encaissements ou la facturation à des particuliers.
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L’utilisation d’un logiciel de facturation reconnue est également obligatoire pour les entreprises qui facturent aussi bien les particuliers que des professionnels. Si votre entreprise est soumise à un contrôle, vous devez être à mesure de fournir une attestation de votre éditeur de logiciel. En cas d’absence de ce document, son utilisateur peut écoper d’une amende de près de 7 500 euros.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Bien que n’étant pas obligatoire, le logiciel de facturation est pourtant très important dans l’élaboration des factures et devis. Son utilisation devient de ce fait nécessaire pour les entreprises de toutes les tailles. Plutôt que de le faire manuellement, ces logiciels prennent en charge tout le processus de facturation. Pour arriver au stade de la facture, les devis se transforment en bon de commande puis en bon de livraison. Votre logiciel de facturation peut réaliser toutes ces étapes et vous éviter des pertes de temps inutiles. Grâce aux multiples fonctionnalités dont sont dotés ces outils, les entreprises peuvent facilement combler tous leurs besoins en matière de facturation.
Leur utilisation permet de réaliser plusieurs tâches importantes de l’entreprise. Ils permettent d’établir les devis, factures ainsi que leur vérification. Ils sont également pratiques pour gérer les impayés et relancer les clients qui sont en retard dans les paiements sans oublier sa capacité à assurer le suivi de votre activité. Leur usage est très avantageux pour les professionnels d’autant plus qu’ils donnent la possibilité à leurs utilisateurs de concentrer toutes les données des clients dans une base de données unique. Étant donné que les professionnels privilégient de plus en plus l’usage des logiciels pour leur capacité à traiter automatiquement les informations, cela n’est pas sans incidence puisque leur usage offre inéluctablement un gain de temps considérable. Vous mettrez désormais moins de temps à réaliser les tâches de la facturation au sein de votre entreprise.
En guise de conclusion, il apparaît de ce qui précède que l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire mais nécessaire pour toutes les entreprises. En plus de vous faire gagner du temps, ce logiciel réduit significativement les risques d’erreurs.
