La carte affaire : un outil indispensable pour les dépenses professionnelles

Entre les cartes d’entreprise et les cartes affaires, il est important de choisir le type de carte qui convient le mieux aux besoins des collaborateurs et de l’entreprise. Cet article aborde les différents aspects des cartes affaires, leur spécificité, leurs avantages et leurs inconvénients, ainsi que leur adaptation à différentes tailles d’entreprises.

Qu’est-ce qu’une carte affaires ?

Une carte affaires est un moyen de paiement professionnel, souvent utilisé par les entreprises pour faciliter les dépenses de leurs collaborateurs. Elle est généralement financée par l’entreprise mais débite le compte bancaire personnel du collaborateur.  

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Ce dernier doit alors remplir des notes de frais pour obtenir un remboursement. La carte affaires permet de sécuriser et de maîtriser les dépenses grâce à des paramètres comme le plafonnement des dépenses et l’activation limitée à certains fournisseurs. Pour les entreprises, l’utilisation d’une carte affaire peut offrir de nombreux avantages en termes de gestion des dépenses

Les cartes affaires sont configurées pour un paiement différé. Cela signifie que le montant des achats est débité après un certain délai, généralement un mois. Cette configuration permet aux collaborateurs de demander le remboursement des frais avant qu’ils ne soient débités. 

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Cependant, cela entraîne souvent des avances de frais importantes pour les collaborateurs, ainsi qu’un temps considérable consacré à la saisie des notes de frais.

Les différences avec une carte d’entreprise

Comprendre les différences entre une carte affaires et une carte d’entreprise peut aider à choisir l’outil le plus adapté à vos besoins.

Carte d’entreprise

La carte d’entreprise débite directement le compte bancaire de l’entreprise, ce qui signifie que toutes les dépenses sont centralisées. Elle peut être à débit immédiat ou différé, selon les besoins de l’entreprise. Les cartes d’entreprise offrent ainsi un avantage en termes de politique RH, car elles réduisent le temps et l’effort nécessaires pour gérer les dépenses professionnelles.

Cependant, confier un moyen de paiement de l’entreprise à un salarié pose des questions de sécurité et de confiance. La carte d’entreprise peut être adaptée aux PME et aux indépendants, qui bénéficient de la simplicité de gestion et de la centralisation des paiements.

Carte affaires

En revanche, la carte affaire est plutôt destinée aux grandes entreprises. Elle offre une sécurité relative, bien que des risques ponctuels puissent subsister. La carte affaire débite le compte du collaborateur, nécessitant des notes de frais pour le remboursement. 

Cela signifie que les collaborateurs doivent avancer les frais, ce qui peut entraîner des contraintes financières temporaires.

L’un des avantages de la carte affaires est la maîtrise des dépenses grâce à des paramètres spécifiques, tels que le plafonnement des dépenses et l’activation limitée à certains fournisseurs. 

Cependant, les défauts et inconvénients incluent la perte en agilité et en temps pour les collaborateurs, les équipes financières et les équipes RH. La gestion des notes de frais peut devenir chronophage, entraînant une perte de productivité et des coûts additionnels pour l’entreprise.

Les spécificités de ces cartes

Les cartes affaires ont des caractéristiques uniques qui les rendent particulièrement adaptées à certaines situations professionnelles. Elles sont souvent configurées pour un paiement différé, permettant aux collaborateurs de demander le remboursement des frais avant que ceux-ci ne soient débités. 

Toutefois, cela peut entraîner des avances de frais importantes pour les collaborateurs, ainsi qu’un temps considérable consacré à la saisie des notes de frais.

Pour quelles entreprises ?

Les cartes affaires sont particulièrement adaptées aux grandes entreprises, où la gestion des dépenses peut devenir complexe. Elles offrent une sécurité et une maîtrise des dépenses, bien que les processus de remboursement puissent être chronophages et entraîner des pertes de productivité.

Avantages pour les grandes entreprises

La carte affaire offre une sécurité accrue grâce à ses paramètres de contrôle. Elle permet de limiter les dépenses à certains fournisseurs et de fixer des plafonds, ce qui aide à maîtriser la trésorerie. Ces cartes offrent divers avantages, notamment :

• La sécurisation des dépenses
• La maîtrise de la trésorerie grâce à des paramètres spécifiques

Les grandes entreprises, qui doivent souvent gérer de nombreuses dépenses et un grand nombre de collaborateurs, bénéficient de cette capacité à paramétrer et contrôler les dépenses. 

Cependant, le processus de remboursement des notes de frais peut être long et fastidieux, entraînant des pertes de temps pour les collaborateurs, les équipes financières et les ressources humaines.

Adaptation aux petites entreprises

Les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que les indépendants, peuvent trouver les cartes d’entreprise plus adaptées à leurs besoins. La carte d’entreprise offre une gestion centralisée des dépenses, éliminant la nécessité de remplir des notes de frais. Cela simplifie la comptabilité et réduit le temps consacré à la gestion des dépenses. 

De plus, elle renforce la sécurité en centralisant les paiements, ce qui facilite le suivi et le contrôle des dépenses. Les PME bénéficient également de la flexibilité et de la simplicité de gestion offertes par les cartes d’entreprise, permettant une meilleure maîtrise de leur trésorerie.

Bien qu’elle présente des inconvénients, notamment en termes de gestion des notes de frais et d’avances de frais, elle offre une sécurité et une flexibilité appréciables. Les petites entreprises, quant à elles, peuvent trouver les cartes d’entreprise plus adaptées à leurs besoins, grâce à une gestion centralisée et une simplicité d’utilisation.