Logiciel GED : définition et les avantages de son utilisation

Vous souhaitez en savoir plus le logiciel GED et sa définition avant de le déployer dans votre entreprise ? Cela permet de mieux comprendre les avantages et les fonctions disponibles sur cet outil. Ainsi, vous saurez à quoi vous attendre pendant l’utilisation du logiciel au sein de votre société pour les années à venir.

Retenez la définition du logiciel GED

Par simple définition, un logiciel GED est un système qui facilite le management des flux des documents d’une entreprise. Cela est valable que ce soient les dossiers en papier ou numérique. Ainsi, l’outil permet de rassembler facilement les fichiers pour assurer la prise en charge de leur cycle de vie.

A lire aussi : C'est quoi la différence entre la comptabilité générale et la comptabilité de gestion ?

Vous-vous demandez toujours qu’est ce qu’un logiciel ged ? Notez que cet outil ne se concentre pas uniquement sur les courriers tout au long de son utilisation. Il peut parfaitement couvrir un important périmètre pour le traitement des documents. En effet, vous n’aurez aucun mal à les indexer et à les classer à l’avenir.

Notez que la centralisation des documents facilitera certainement votre travail. De plus, la numérisation des éléments papier ne vous prendra pas beaucoup de temps. Vous pouvez alors vous servir d’un logiciel GED est indispensable pour accompagner la dématérialisation de vos documents d’entreprise. À souligner que l’outil offre une meilleure protection des données tout au long de son utilisation. Assurez-vous seulement de l’intégrer correctement dans votre système.

Lire également : Optimisez votre emprunt avec le simulateur de meilleur taux : comment ça marche ?

Utiliser un logiciel GED présente divers avantages indiscutables

L’intégration d’un logiciel GED dans votre entreprise permet avant tout d’automatiser des flux. Ainsi, vous allez gagner du temps sur la gestion des documents au quotidien. À cela s’ajoute la simplification du travail comme la suppression des tâches répétitives. Il faut savoir que l’accès aux données se fait de manière immédiate avec un outil GED. Vous pouvez alors accéder à des informations n’importe où vous irez.

Par ailleurs, il faut insister sur la prévention de la perte de documents essentiels. Assurez-vous seulement de bien installer le logiciel pour profiter de son utilisation. Vous pouvez avoir la certitude que vous ne ferez pas la moindre erreur avec ce produit. Notez que d’autres avantages peuvent être évoqués comme la facilité de gestion des versions d’un seul document.

Sinon, l’utilisation du produit est aussi efficace pour favoriser la collaboration auprès des salariés de l’entreprise. Avec un bon outil, il vous sera facile de gérer les accès et les droits de chaque utilisateur sur les documents. Vous devrez aussi insister sur la possibilité d’accélérer le temps de réponse pour les clients. 

Que savez-vous des fonctions essentielles sur l’outil ?

Il est plus judicieux de vous informer sur les fonctions de base d’un logiciel GED avant de l’utiliser. Vous pouvez alors accéder facilement aux possibilités d’usages suivants :

• L’acquisition des documents : le logiciel ne sert pas uniquement à numériser les éléments papiers que vous allez récupérer. Il peut aussi récupérer facilement les données numériques. Cela est valable pour celles qui sont internes et externes de l’entreprise.
• Le classement et le référencement des éléments : le logiciel est capable de classer les documents en prenant note de certains points. L’outil peut par exemple se baser sur la date de création des documents et leurs auteurs. Ces opérations peuvent s’avérer efficaces pour assurer l’indexation des éléments.
• L’hébergement et le partage des documents : il est tout à fait possible de stocker les fichiers en ligne pour faciliter leur utilisation à l’avenir. En effet, le logiciel doit faciliter les accès aux éléments qu’il renferme.
• La diffusion des fichiers : cette fonctionnalité permet de partager les informations auprès des bonnes personnes et de manière sécurisée. 

Le point sur le fonctionnement d’un logiciel GED

Le fonctionnement d’un logiciel GED repose avant tout sur l’amélioration du cycle de la vie des documents. Cela passe en premier lieu par l’acquisition des documents avant leur traitement. Notez que la capture des données dépend du format d’entrée et de leur provenance.

Vient ensuite le traitement des données qui se fait avec un moteur de workflow. Celui-ci facilite par exemple le processus de validation des dépenses comme les bons à payer. D’autres documents peuvent être pris en compte comme les demandes de congé ainsi que les notes de frais.

L’outil que vous choisirez peut aussi fonctionner par diffusion de document. Ainsi, il est facile de partager les infirmations même à des collaborateurs externes. Il faut souligner la possibilité d’intégrer l’outil sur les supports mobiles. Vous pouvez alors gérer tranquillement les documents sur un Smartphone ou sur une tablette. Vous aurez l’opportunité de travailler n’importe où surtout dans les situations délicates grâce à votre logiciel.